Que vous soyez expert en matière de gestion d’entreprise ou non, assurer la rentabilité de votre boulangerie-pâtisserie repose sur le respect de plusieurs règles de gestion.
Au-delà d’une bonne administration du personnel, la gestion optimale de vos achats de matières premières est un levier incontournable pour maintenir votre commerce en bonne santé.
Les achats de matières représentent en moyenne 1/3 de votre chiffre d’affaires (l’observatoire Fiducial de la boulangerie-pâtisserie, 2020). Alors, si cette tâche n’est pas réalisée efficacement elle peut considérablement nuire à votre performance sur le long terme.
Voici 5 astuces pour ne pas vous louper lors de la gestion de vos achats de matières premières.
Sommaire
- Lancez des appels d’offres régulièrement (au moins deux fois par an) auprès de vos fournisseurs pour renégocier les prix et les bloquer
- Anticipez le réapprovisionnement des stocks à partir des prévisions de vente
- Maîtrisez le coût de revient de chaque produit
- Faites des inventaires au moins deux fois par an
- Adoptez un logiciel de gestion des achats pour une visibilité globale
1- Lancez des appels d’offres régulièrement auprès de vos fournisseurs pour renégocier les prix et les bloquer
Une bonne gestion des achats c’est avant tout une évaluation précise de vos besoins en matières premières ; suivie de la sélection minutieuse de vos fournisseurs. Vous pouvez consulter notre guide pour bien choisir vos fournisseurs.
Dès lors que l’évaluation de vos besoins est bouclée, lancez régulièrement (au moins 2 fois par an) des appels d’offres auprès de vos fournisseurs pour renégocier les prix et les bloquer.
❗ Attention, ces appels d’offres en vue d’examiner et comparer les propositions ne devront pas se faire tous les 4 matins au risque de nuire à vos rapports commerciaux. Demandez à renégocier les prix suivant plusieurs critères entre autre les tendances du marché, votre volume d’achats, la qualité des produits, les offres concurrentes etc.
Par ailleurs, bloquer vos prix vous évitera de subir des variations tarifaires importantes pouvant nuire à la détermination du prix de revient de vos gourmandises.
2- Anticipez le réapprovisionnement des stocks à partir de vos prévisions de vente
L’équilibre dans la gestion des achats est un art !
Afin de bien s’approvisionner, il est important de maîtriser quelle quantité commander et à quel moment. Cette règle vous aidera à trouver un équilibre entre un stockage à faibles coûts et votre capacité à répondre aux besoins des clients. Vos prévisions de vente vous aideront grandement dans cette étape.
En bref, il faut que vous ayez un stock convenable pour satisfaire la demande client mais que ce stock ne soit pas trop important au risque d’impacter votre rentabilité. Réussir le réapprovisionnement de vos stocks exigera de vous :
- Une gestion des stocks stricte afin de minimiser le risque de rupture.
- Connaître et prendre en compte les délais de livraison
- Créer un stock de sécurité (stock tampon) pour assurer la disponibilité des produits pendant l’approvisionnement.
3- Maîtrisez le coût de revient de chaque produit
Le coût de revient comprend l’ensemble des dépenses engagées pour produire vos gourmandises. Sa détermination est essentielle pour identifier les produits rentables, prendre des décisions stratégiques d’achats, maîtriser les coûts et éviter de vendre à perte.
Pour un calcul optimal de votre coût de revient, il est nécessaire d’identifier les différentes étapes du processus de vente du produit:
- Coûts d’approvisionnement : Prix d’achat fournisseur et frais logistiques
- Coûts de production : Main d’œuvre directe et coûts de fabrication
- Coûts de distribution : coût des actions marketing et commerciales
Si cette tâche vous paraît complexe, n’hésitez pas à vous faire accompagner par des professionnels ou déléguer cette mission à un membre compétent de votre équipe 😉
4- Faites des inventaires au moins deux fois par an
L’inventaire représente la tâche fastidieuse par excellence mais dont votre commerce ne peut se passer car le stock de l’entreprise c’est de l’argent ! L’inventaire doit se faire au moins deux fois par an. Vous devez évaluer votre stock, c’est-à-dire comptabiliser ce qui a été acheté, mais pas encore exploité.
Au-delà du fait que ce soit une obligation réglementaire, l’inventaire a toute son importance car servira à :
- Apporter de la valeur à votre stock, et donc à votre entreprise. Le stock entre dans le compte de bilan et joue sur la rentabilité de l’entreprise.
- Vérifier que rien ne manque. Grâce à l’inventaire, un écart observé entre le stock acheté, le stock écoulé et le stock restant peut vous permettre de mettre à jour des pertes ou un éventuel vol.
- Vérifier la bonne tenue de votre stock. Si vous enregistrez trop de pertes cela cache probablement un problème de gestion.
5- Adoptez un logiciel de gestion des achats pour une visibilité globale
A mesure que votre activité se développe, vous pouvez être très vite débordé par votre classeur Excel ; d’où la nécessité de recourir aux outils numériques destinés à la gestion des achats de matières premières. Dans le secteur de la boulangerie-pâtisserie, il existe aujourd’hui une solution qui automatise les tâches à faible valeur ajoutée. Le gain en productivité et en rentabilité est impressionnant ! 
Pour un gain de temps effectif, nous vous recommandons de miser sur un outil automatisé qui fera le travail de saisie à votre place. Vous serez alors pleinement épargné(e) d’une tâche rébarbative tout en maîtrisant au bout des doigts votre gestion des achats de matières premières. C’est le cas de l’outil Otami ; une solution numérique spécialement conçue pour les boulangers-pâtissiers qui excelle en matière d’optimisation de la gestion des achats de matières. Nous vous apporterons plus de précisions sur cet outil dans les prochains articles.
En somme, vous l’aurez bien compris, la rentabilité de votre boulangerie-pâtisserie dépend fortement d’un processus de gestion des achats bien opéré. Tenez compte de ces astuces dès maintenant pour démultiplier votre potentiel de croissance.
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